Assistant du département Offres & Projets (H/F)

L’histoire de notre groupe …

CAF « Construcciones y Auxiliar de Ferrocarriles », est un constructeur ferroviaire espagnol d’envergure internationale depuis plus de cent ans.

Avec plus de 14 000 employés, nous proposons des solutions ferroviaires globales et complètes qui, outre la fourniture de trains, comprennent les études de viabilité, le génie civil, l'électrification, la signalisation, la maintenance et jusqu'à l'exploitation du système dans certains cas. Afin de relever les défis de la mobilité durable, nous nous engageons auprès de nos clients pour fournir des solutions de transport public décarbonées. Nous sommes un acteur industriel solidement établi en France depuis 2008.

Dans les dernières années, nous avons connu une forte croissance en France. Aujourd'hui nous disposons de deux sites industriels en France, à Bagnères de Bigorre (Hautes Pyrénées) et Reichshoffen (Alsace), et nous affirmons ainsi comme le deuxième acteur industriel du secteur.

… et celle de notre site

Notre site de Reichshoffen est le 3ième établissement du Groupe en termes de dimension et d’enjeux.

Riche d’une histoire industrielle de plus de 250 ans, notre établissement, localisé à 40 min de Strasbourg : Conçoit, fabrique teste et met en service des trains à destination des grands opérateurs de la mobilité verte.

En choisissant une expérience dans notre secteur, vous pouvez contribuer à la sécurité et à l’efficacité du transport de personnes, tout en travaillant dans un domaine qui innove constamment pour transformer les trains.

Le site industriel du groupe CAF à Reichshoffen (67) recherche un.e Assistant du département Offres & Projets.

Vous jouez un rôle essentiel dans le bon fonctionnement organisationnel et administratif du département Offres & Projet.

Vos principales missions

• Gestion des documents : Trier, classer et mettre à jour la documentation professionnelle et réglementaire projets. Impression, formatage, Gestion documentaire, envoie client, classification.
• Support communication interne et externe : Rédiger/Partager des supports de communication, compilation/préparation de présentations PowerPoint (MBR, CSE, Forum des Managers, présentations client…) et du rapport Weekly. Mise à jour régulière des organigrammes du département et du tableau de présence.
• Suivi administratif : Préparer, archiver et suivre les dossiers administratifs, les commandes de fournitures (DA), traiter les factures. Gestion des arrivées et départ du personnel. Gestion de la base de données des cartes de visite client. Gestion du schéma d’assise des zones projets.  Commande des fournitures de bureau, EPIs, vêtement de travail pour l’équipe. Gérer l’agenda de plusieurs (3) salles de réunions. Passation de commandes (DA) pour PMs et département gestion de conf.
• Piloter le 5S des locaux du département.
• Gestion des visites sur site : Accueillir les visiteurs, organiser la logistique et accompagner les grand événements (clients et internes) (incluant repas et diners et transport) et les formations groupées.
• Gestion des visites hors site : Planifier et organiser les réunions, les déplacements en groupe pour les projets, les visas de voyage et les événements professionnels.
• Support au Directeur de Projets : Gérer les déplacements et les notes de frais. Gérer l’agenda.
• Support informatique du département et des Core Teams : Key-User et formateur pour le département sur les outils informatique (CONCUR, CITRIX, ePass, wifi guest, easy vista, SAP DA…)

Vos compétences professionnelles

• Organisation et gestion du temps : Capacité à planifier et à gérer plusieurs tâches simultanément, à organiser des réunions et à tenir des calendriers de manière efficace
• Communication efficace : Compétences en communication orale et écrite, capacité à rédiger des rapports, des courriers et à interagir avec divers interlocuteurs
• Maîtrise des outils bureautiques : Connaissance approfondie des logiciels de traitement de texte, de tableur et de présentation (comme Microsoft Office)
• Polyvalence et agilité : Capacité à s’adapter à différentes situations et à gérer des tâches variées
• Discrétion et confidentialité : Aptitude à gérer des informations sensibles et à maintenir la confidentialité des données.
• Compétences en gestion administrative : Connaissance des procédures administratives, de la gestion documentaire et des techniques de classement.
• Sens du service client : Courtoisie, professionnalisme et attention aux besoins des clients et des partenaires.
• Capacité à travailler en équipe : Collaboration avec les autres membres de l’équipe pour atteindre des objectifs communs.

Vos compétences spécifiques liées aux langues étrangères

• Communication multilingue : Capacité à communiquer efficacement à l’oral et à l’écrit en anglais (espagnol serait un plus), facilitant les échanges avec des partenaires, clients et collègues internationaux.
• Traduction et interprétation : (Aptitude à traduire des documents professionnels et à interpréter des conversations lors de réunions ou de conférences serait un plus)
• Rédaction de documents : Compétence en rédaction de courriers, rapports et présentations dans différentes langues.
• Gestion des appels et des courriels : Filtrage et réponse aux appels téléphoniques et aux courriels en plusieurs langues.
• Connaissance des cultures : Compréhension des différences culturelles et capacité à adapter la communication en fonction des pratiques et des normes culturelles des interlocuteurs.

Votre profil

• Vous êtes idéalement issu(e) d'une formation BAC + 2 type BTS Assistant Manager et justifiez d'une expérience réussie de 5 ans minimum sur un poste similaire.

Conditions de travail

CDI à temps plein, basé à Reichshoffen (40 min au nord de Strasbourg), télétravail 1j/semaine possible

Nos avantages

Rémunération sur 13 mois, participation, intéressement, indemnités kilométriques selon barème, restaurant d’entreprise, CSE

Le Groupe CAF est un employeur garantissant l’égalité des chances et nous valorisons la diversité au sein de notre personnel. Nous nous efforçons de créer un environnement inclusif pour tous nos employés et encourageons les candidats issus de divers horizons et expériences à postuler.

Nous nous efforçons de créer un environnement de travail où chaque employé se sent valorisé, respecté et soutenu dans son développement personnel et professionnel. Nous nous engageons en faveur de l’égalité des chances et célébrons les différences qui rendent notre équipe unique et forte.